Comment faire une soumission à distance qui fonctionne?

Il y a quelques années, proposer des soumissions à distance était peu courant dans le domaine de la rénovation. Pourtant, avec l’évolution des habitudes et des technologies, cette approche est devenue une pratique avantageuse, tant pour les entrepreneurs que pour les clients.

Aujourd’hui, de nombreux propriétaires recherchent des solutions rapides et pratiques pour planifier leurs travaux, comparer les offres et prendre des décisions éclairées, sans avoir à multiplier les rendez-vous en personne. Pour les entrepreneurs, s’adapter à cette demande permet d’optimiser leur temps, d’élargir leur clientèle et de préqualifier efficacement les projets.

Bien que la visite sur place reste souvent nécessaire à une étape du processus, il est désormais possible d’offrir un premier aperçu des coûts et des travaux à prévoir en utilisant des outils numériques. Découvrez comment préparer des soumissions de façon réaliste tout en assurant une communication efficace et professionnelle avec vos clients.

3 conseils pour préparer des soumissions gratuites à distance  

Aujourd’hui, de plus en plus de clients préfèrent faire des demandes de soumissions à distance avant d’engager un entrepreneur. Grâce aux outils numériques, ils peuvent réaliser une analyse comparative des propositions depuis chez eux, à leur rythme, tout en bénéficiant de conseils professionnels.

Pour les entrepreneurs qui travaillent dans le domaine de la rénovation, s’adapter à cette demande présente plusieurs avantages. Offrir des soumissions à distance permet d’élargir leur clientèle, d’optimiser leur gestion du temps et d’éviter des déplacements coûteux et chronophages. En intégrant ce processus à leur mode de fonctionnement, ils peuvent mieux organiser leur charge de travail et conclure plus rapidement des contrats.

Dans les sections suivantes, nous vous présentons quelques astuces pour réaliser des soumissions à distance de manière efficace, en assurant une communication fluide et en maximisant vos chances d'obtenir des contrats.

1) Tirer avantage des outils en ligne

Source : Soumission Rénovation

De nos jours, il est de plus en plus facile de communiquer à distance. Même lorsqu'on se trouve à l'autre bout de la planète, on peut se voir par vidéo. Cela veut dire que si votre client potentiel se trouve à quelques kilomètres de chez vous, les communications seront fortement simplifiées par les outils technologiques. Pour mieux expliquer notre propos, nous allons présenter quelques exemples de situations et outils qui pourront vous servir. 

Voici les outils que vous pouvez utiliser pour présenter vos soumissions en ce moment:

• Le téléphone (appels ou textos)

• Les courriels

• Les appels avec vidéo

• Les vidéos tournés par les clients

• Les photos

L'appel avec vidéo est un outil très intéressant car il permet d'évaluer les travaux demandés par votre client. Vous pourrez avoir un aperçu visuel de l'élément ou l'endroit qui doit être rénové. Vous pouvez demander au client de vous montrer ce que vous avez besoin de voir. 

Si vous avez quelques aptitudes technologiques, vous pouvez même enregistrer l'appel pour vous y référer plus tard. Il existe des applications qui offrent la fonction d'enregistreur d'écran. Vous pouvez activer cette application au moment d'appeler le client. 

Autrement, vous pouvez simplement procéder comme lorsque vous faites lors des rencontres en personne, en prenant des notes mentales ou des notes écrites. 

Voici une liste d'applications qui vous permettent de faire des appels avec des vidéos:

• Facebook Messenger

• Skype

• WhatsApp

• Google Meet

• Zoom

La plupart de ces applications sont gratuites et certaines d'entre elles permettent même les appels conférence, ce qui pourrait être pratique si vous souhaitez parler à plusieurs personnes à la fois. 

Pour les courriels, nous vous conseillons de mettre le plus de détails possible lorsque vous écrivez aux clients potentiels. Lorsque vous écrivez ces courriels, rappelez-vous toutefois que les communications pourraient être plus compliquées qu'à l'habitude, parce que les rencontres en personne permettent de créer des dialogues, tandis que par écrit, il est parfois plus difficile de comprendre les intentions et les besoins des gens. 

Afin d'éviter les malentendus, il faut donc prendre le temps nécessaire pour s'assurer que ce que l'on écrit est très clair. Par courriel, vous pouvez facilement transmettre des documents attachés, des photos et même des vidéos (nous allons en parler davantage plus tard dans cet article). Vous pouvez aussi demander au client de le faire pour vous aider à présenter une soumission plus complète. 

En ce qui concerne le téléphone classique, vous allez peut-être devoir vous en servir, car certaines personnes n'ont pas encore de téléphone intelligent. Encore une fois, misez sur la clarté et la communication. Assurez-vous plus que jamais de bien comprendre les besoins de la personne qui vous contacte pour les travaux. Si possible, vous pouvez combiner l'utilisation du téléphone et des courriels pour maximiser vos chances de bien communiquer. 

2) Demander des plans, des photos et des dessins

Source : Soumission Rénovation

Dans ce type de situation, le client va devoir mettre la main à la pâte un peu plus qu'à l'habitude. Vous allez peut-être devoir lui demander de mesurer certaines choses, de prendre des photos, de vous fournir des informations sur les matériaux et de créer des plans au possible. 

N'hésitez pas à lui faire part de ce dont vous aurez besoin pour évaluer le projet. Cela permettra au client de savoir que vous êtes digne de confiance et que vous pourrez débuter les travaux sans délai une fois que cela sera possible. 

3) Bien communiquer le prix et les détails des travaux 

Plusieurs entrepreneurs nous demandent comment faire pour présenter un prix aux clients alors qu'ils n'ont pas été sur place. Nous sommes absolument d'accord avec le fait qu'il est difficile d'établir un montant total précis tout en n'ayant pas évalué les travaux en personne. 

La solution dans ce cas, c'est de donner un prix de base au client potentiel, tout en lui rappelant que ce prix pourrait être sujet à des imprévus.

Si vous établissez une entente pour un prix global qui pourrait être modifié, assurez-vous que cela soit écrit quelque part, dans un contrat que vous envoyez par la poste ou dans un courriel que vous allez sauvegarder. Vous devriez aussi y noter tous les détails dont vous avez parlé (matériaux, durée des travaux, date potentielle et tout ce qui s'applique). 

Pour vous assurer de ne rien oublier, vous pouvez consulter notre article Comment faire une soumission en construction convaincante ?.

Quels exemples de situations où utiliser les technologies pour un estimé?

Pour la majorité des types de travaux de rénovation, il est possible de trouver des solutions pour présenter une soumission à distance. Si cela peut vous aider, vous pouvez le voir comme une soumission que vous feriez à partir d'un plan, pour une nouvelle construction. 

Exemple 1: Vous êtes peintre résidentiel et votre client potentiel souhaite repeindre son salon. Vous recevez la description du projet, vous le contactez par courriel et vous vous entendez pour une rencontre téléphonique par vidéo. Durant l'appel, le client pourra vous montrer la pièce dans tous ces racoins, vous parler de son budget, des couleurs souhaitées et il pourra même prendre les mesures devant vous. 

Exemple 2: Vous êtes expert en excavation? Si un client vous contacte pour un projet de drain français, demandez un maximum de détails et d'éléments qui pourraient vous aider à établir un prix de base. On pense notamment à un plan de maison, des mesures, des informations sur le type de sol et ainsi de suite. 

Exemple 3: Vous êtes expert en toiture? Certains spécialistes de la toiture ont déjà l'habitude de faire des soumissions par téléphone, surtout lorsqu'il s'agit d'une remise à neuf complète et non d'une réparation qui nécessite d'évaluer la situation pour établir un diagnostic. Demandez des photos et le plus d'informations possibles au sujet des mesures, des matériaux et de la forme de la maison.